Фасилитация проблемного совещания

Инструменты проведения проблемного совещания могут различаться в зависимости от решаемой проблемы, уровня и количества участников совещания, уровня неопределенности ситуации и ряда других факторов.

В общем виде процесс совещания, направленного на решение проблемы может выглядеть так: 

Наличие фасилитатора (или договоренности группы о четком следовании алгоритму) позволяет группе быстро и результативно работать. Отсутствие управления, и, как следствие, спонтанная активность участников приводит к ряду ошибок, которые зачастую полностью блокируют работу, либо значительно затрудняют ее.

Наиболее распространенная ошибка – старт группы сразу с третьего этапа «создание вариантов решения». Это связано с тем, что восприятие проблемы автоматически запускает генерацию идей. Сам по себе старт с третьего этапа еще не является серьезным барьером в работе. Однако генерация идей провоцирует возникновение второй ошибки – немедленной оценке предложенных вариантов. Как правило, следствием являются конфликт участников (из-за отвержения своих идей и несогласия с идеями других) и резкое снижение продуктивности, особенно творческой.

Универсальный алгоритм решения проблем требует от участников сначала договориться о цели определить критерии ее достижения, затем провести анализ ситуации и только потом делать то, что всем очень хочется сделать сразу – генерировать свои идеи и отвергать чужие.

Участники могут довольно сильно спорить по поводу цели и критериев. Тем не менее, совещание проходит в гораздо более  мирной обстановке, потому что обсуждение критериев не вызывает таких эмоций, как нападение на высказанную идею. И защищают критерии менее страстно, чем собственные идеи, так что времени тоже уходит меньше.

И, что также очень важно, фасилитация с помощью подобного алгоритма не позволяет группе ходить кругами и по многу раз повторять одни и те же идеи. Если этап не реализуется – необходимо пересмотреть решения предыдущих этапов. Например, если оценка предложенных вариантов по принятым критериям  привела к отвержению всех идей, необходимо вернуться и создать новые. А если ситуация повторяется, то стоит уточнить цели и критерии. Так что, даже если команда и не решит проблему в ходе одного совещания, то сделает она это быстро, без конфликтов и совещание завершится четким пониманием ситуации и своих дальнейших шагов.

А главное назначение фасилитации, конечно, эффективное нахождение решений в  проблемном совещании.

Теги: фасилитация, сессия, проблемное совещание.